ניהול הבקרה של עסקות מיקור חוץ זה לא משהו שכל ארגון מתמקד בו. בדרך כלל יש כל כך הרבה שריפות תפעוליות לכבות שלעיתים לא נשאר זמן לתהליכי ניהול ובקרה. אולם תתארו לעצמכם מה היה קורה אם לעולם לא היינו בודקים את צוות ה-IT הפנימי: הם היו יכולים להפוך לחסרי עניין ומוטיבציה, והגרוע מכל, אתם עלולים לא לדעת מה הם באמת עושים.
הסכמי מיקור חוץ אינם שונים מזה.
קיימים לכל הפחות שני צדדים לכל הסכם מיקור חוץ, והכול חייב להיות מבוקר (גם מבחינה חשבונאית) - בדרך כלל בנפרד ובדרכים קצת שונות, אבל יש ביקורת אשר מערבת את שני הצדדים גם יחד. מנקודת המבט של הלקוח, ההתמקדות הטבעית בספק השירותים הנה רצון לדעת האם השימוש בכספו נעשה בדיוק בדרך המצופה. תהליכים ואנשים של הלקוח חייבים להיות מבוקרים גם כן על-מנת לוודא שארגון עושה את חלקו בניהול עלויות וגורם להצלחת ההסכם. הביקורת הדו-צדדית מסתכלת על שני הצדדים באופן שווה ומתמקדת ב- compliance.
בביקורות מסוג זה מוצאים בדרך כלל ששני הצדדים אינם עומדים בהסכם (מבחינת התנאים של חוזה, לוחות זמנים, מסמכים משפטיים אחרים). ולכן, אף על-פי שבדרך כלל מקובל לבדוק רק את העמידה של ספק השירותים בהסכם, חייבים להבין שכל הצדדים בעסקת מיקור חוץ מחויבים למלא את ההסכם. זאת אומרת ששני הצדדים חייבים לדבוק במילוי הסכמים.
הדרך הטובה ביותר הנה לתכנן בקרה ופיקוח בזמן של כתיבת הסכמים. מקום טוב להתחיל - לקחת את הטיוטא של החוזה ולעבור על כל סעיף כדי לקבוע איך ניתן לעקוב אחרי המילוי של סעיף זה. חשוב לעשות רשימה של כל השירותים המסופקים ואז לזהות את הדברים הבאים:
- באמצעות איזו טכנולוגיה ניתן לבקר את הספקת השירות הספציפי (מדגמים, ראיונות, סקרים, ביקורת אתר, ועוד).
- באיזו תדירות כדאי לבצע את הבקרה (אחת לשבוע, אחת לשנה, קרוב לסוף החוזה, וכ"ד).
• אילו משאבים יהיו מעורבים בתהליך הביקורת (לקוח, ספק שירותים, יועצים חיצוניים).
- מה יידרש לצוות הביקורת (רשומות, מסמכים, גישה לצוות עובדים ולמנהלים, גישה לאתר).
סוגי ההתחייבויות של שני הצדדים על-מנת להצליח בתהליך של בקרה ופיקוח:
- התחייבות של כל צד לספק דוחות מסוימים עבור תקופות מוגדרות.
- התחייבות לספק דוחות לפי דרישה.
- התחייבות לסייע במתן הנתונים.
- התחייבות לתקן ממצאים של ביקורת.
לא ניתן להשלים את תוכנית הבקרה ללא משאבים נכונים. כאשר מבצעים בקרה פיננסית, צוות הטכני ללא רקע פיננסי סביר להניח שלא יגיע לתוצאות ויעילות של מישהו בעל מיומנות פיננסית.
באופן דומה, איש פיננסי שבוחן compliance לא יצליח במשימה טוב כמו מומחה טכנולוגי. נדרשים בעלי מקצוע שונים לתוכנית הבקרה וכתוצאה מכך חייבים להיעזר במשאבים שונים.
כשלון הבקרה קורה בדרך כלל בעקבות תכנון קלוקל - ארגון לא תכנן ולא הקצה את הזמן ואת המשאבים הדרושים ולכן, לעיתים עושה בקרות לחלק ה-ad hoc של מסגרת ניהולית של החוזה.
