לשחות, לרכוב, לרוץ ולנהל פרויקט

רבות דובר על הכישורים והיכולות הנדרשות ממנהל פרויקט מוצלח. מצד אחד משימת הניהול מורכבת מאי פעם- סביבה תחרותית ובעלי עניין חיצוניים ופנימיים לארגון- ומהצד השני חשיבות הפרויקט להשגת יעדי הארגון גוברת. כל אלו מציבים רף גבוה יותר מבעבר. ולמרות כל הנאמר, קשה מאוד להגדיר מיהו מנהל הפרויקט האולטימטיבי ואילו תכונות דומיננטיות יש לחפש.

הקשר בין ניהול פרויקטים לטריאתלון

דמיינו את עצמכם עומדים על שפת המים בחוף הים, הגלים נוגעים לא נוגעים בכפות הרגליים. הלחץ של כובע השחייה והמשקפת מנתקים אתכם לכמה שניות מהמחשבות על מה שצפוי. אתם חוזרים אל נקודות החזקה שלכם, נזכרים בכל הדברים הטובים שהביאו אתכם לרגע זה, ושואבים מהם ביטחון. יש עוד כמה שניות לסקור את מה שמצפה לכם לפני ההזנקה. לא חושבים על הסוף כי הוא כ"כ רחוק. תזכורת אחרונה לעצמך: להתרכז בשלב הראשון, ולתכנן את הבאות. עוד רגע יוצאים לדרך. אני חייב להצליח.

אולי במבט ראשון הקשר לא נראה טבעי, טריאתלון וניהול פרויקט?! ההשוואה בין שני התחומים לא מובנת מאליה, האחד מציב דרישות בפני משתתף בודד, לעומת השני שדורש עבודת צוות מורכבת ומסועפת. הבדל נוסף הוא, שהראשון מסתיים בתוך כמה שעות לכל היותר - משך תחרות ממוצעת - פרויקט יכול להמשך כמה שנים ולעיתים לא מסתיים לעולם, אלא עובר לשלב תחזוקה או תמיכה. בנוסף לשני אלו קיים ההבדל הגדול והוא שניהול פרויקט דורש מגוון כישורים ויכולות מפותחות, בעוד שטריאתלון מחייב לכאורה סיבולת לב ריאה גבוהה בלבד, אין צורך באף כלי או תכונה. להערכתי אלו שלושת ההבדלים העיקריים שקיימים בין השניים.

לגבי הנקודה הראשונה לכאורה אין השגות: להיות טריאתלט טוב, אינו דורש יכולת בינאישית כלשהי (אלא אם נימוס מינימלי וכלים בסיסיים לאימון כחלק מקבוצה נחשבות יכולות שכאלה). לגבי שתי הנקודות האחרות אני חושב כי אינן מדויקות ובבחינה מדוקדקת יותר אראה שרב הדומה על השונה. רבות דובר על הכישורים והיכולות הנדרשות ממנהל פרויקט מוצלח.

ניהול הפרויקטים משתנה

אנו נמצאים בשיאה של מגמת התפתחות מואצת בכל הקשור לעולם ניהול הפרויקטים. הגישה המודרנית גורסת שניהול פרויקט היום, דורש הרבה יותר מבעבר. מצד אחד משימת הניהול מורכבת מאי פעם - סביבה תחרותית ובעלי עניין חיצוניים ופנימיים לארגון- ומהצד השני חשיבות הפרויקט להשגת יעדי הארגון גוברת. כל אלו מציבים רף גבוה יותר מבעבר.

מי הוא מנהל הפרויקט?

ולמרות כל הנאמר, קשה מאוד להגדיר מיהו מנהל הפרויקט האולטימטיבי ואילו תכונות דומיננטיות יש לחפש. האם הוא צריך להיות סמכותי? מנהיג טבעי? מומחה מקצועי? פסיכולוג צוותי? כריזמטי? רב תחומי? או אולי בכלל פוליטיקאי שיש לו כוח להניע דברים בארגון? ולענייננו: אני אשתמש בהשוואה שתציג חלק מהיכולות החשובות שנדרשות כיום ממנהל פרויקט, באנלוגיה לטריאתלט (ספורטאי של מרחקים ארוכים).

את צעדי הראשונים בעולם הטריאתלון התחלתי מתוך חשיבה כי אופי המקצוע והדרישות הולמים את תכונותיי האישיות. ראשית, האתגר האישי: לא משנה כמה פעמים אעבור את החוויה בכל פעם שאעמוד בפני תחרות, יהיה קיים המתח והציפייה, שלרוב יגרמו לי להפיק את המיטב שבי. נושא שני שאני מתחבר אליו הוא חשיבות התכנון לטווח ארוך להשגת היעדים. במחזור החיים של התחרות יש מספר שלבים שונים, לא לכולם אותם המאפיינים או אותם הכלים, ולרוב גם ההכנות ייחודיות. נקודה שלישית היא חשיבות המטרה.

צעד ראשון לפני שמתחילים הוא הגדרת מטרות ברורות שניתנות להשגה ולמדידה. יש להתחשב במגבלות הזמנים, משאבים ואילוצים שמשתנים מתחרות לתחרות. המטרות יכולות להתחלק למטרות לטווח קצר וארוך, ניתן להגדירן לבד או תוך התייעצות עם גורמים מקצועיים. חשיבותן גבוהה לצורך מעקב ובקרה אחר ההתקדמות. זו הזדמנות מצוינת לבטא תכונות כגון משמעת עצמית חזקה, ביטחון, עקשנות, דוגמא אישית ועוד מאפיינים שבאים לידי ביטוי במהלך ההכנה ותוך כדי התחרות.

לסיום

אם נחליף את "טריאתלון" ב"ניהול פרויקטים", ו"תחרות" ב"פרויקט", האם זה כ"כ שונה?