כאשר אנחנו מתכננים אירועים עסקיים הדגשים לפעמים מעט שונים מאשר כשאנחנו מתכננים אירועים פרטיים. בשני המקרים, אפשר לחפש
מקומות לאירועים קטנים שיענו על הצורך, אבל לא כל מקום לאירועי בוטיק יודע לתת את המענה הראוי כמו
מקום לאירוע עסקי שמיודע לכך. ננסה לפרט פה על הדגשים לתכנון אירוע עסקי מוצלח, שיהיה שיחת הברזייה ביום למחרת.
איזה סוגי אירועים עסקיים יש?
אירועים עסקיים יכולים להיות סביב נושאים שונים, לרוב נחפש מקומות לאירועים קטנים כי פעמים רבות מדובר כאשר מדובר על אירועים עסקיים, מדובר על אירוע למחלקה, חטיבה וכן הלאה, למעשה אירוע קטן לכמות מוגבלת של אנשים. אם מדובר במסיבת חברה ענקית, לא נפנה לאפשרות של מקום לאירועי בוטיק ונחפש משהו יותר גרנדיוזי.
1. אירוע פתיחת שנה - חברות רבות בוחרות לפתוח את שנת העבודה באירוע קטן להצגת התוכנית השנתית, הנעת עובדים וכן הלאה. אם מדובר בקבוצה מוגבלת של אנשים, עד כמאה אורחים, מתאים במיוחד לחפש מקום לאירועי בוטיק שיארח את האירוע. מלבד התוכן המקצועי זו כמובן הזדמנות נהדר לעובדים להיפגש, להתרועע ולהתגבש.
2. אירוע סיכום שנה - כמובן שבסופה של השנה, למי שלא פתח אותה באירוע חגיגי, אפשר לעשות אירוע קטן שמסכם את הביצועים של השנה החולפת, עם דגשים לשנה הבאה. מלבד מצגות וסיכומים אפשר גם לשלב כמובן ארוחה, משקאות, חגיגות ותוכן מגבש.
3. ערב גיבוש - בארגונים רבים ישנה חשיבות רבה לאירועי גיבוש שיאפשרו לעובדים להתרועע גם מחוץ למסגרת הפורמלית ולפתח ולחזק קשרים חברתיים במטרה שגם בעבודה יהיה נעים וכיף.
4. חלוקת תעודות מצטיינים - אם יש בארגון שלכם נוהג של חלוקת תעודות מצטיינים, כיף לקיים טקסט כזה במעמד יותר מרגש ופורמלי מאשר חדר ישיבות סטנדרטי במשרדים. במקרה כזה מקום לאירועי עסקי יכול לענות לכם על הצורך.
5. כנס - כנסים מקצועיים צריכים מתחם שמתאים לפורמט. כמובן שהמקום צריך להתאים לגודל הכנס וכמויות האורחים, לכן במקרה כזה פעמים רבות פחות מתאים לחפש מקומות לאירועים קטנים. אלא אם מדובר בכנס מקצועי אינטימי מאוד וקטן שאינו דורש חלוקה לחללים גדולים להרצאות וכן הלאה.
6. אירוע השקה - אם החברה שלכם השיקה מוצר חדש, רעיון חדש או כל חידוש אחר, אפשר לחגוג את המאורע באירוע השקה חגיגי.
7. אירועי בריינסטורמינג, האקטונים וכיוצא בזה - בעידן של היום ארגונים רבים מבינים את הערך של מפגשים מחוץ למבנה הארגוני במטרה לחפש רעיונות חדשים, להתרענן ולקבל השראה. זה יכול להיות האקטון טכנולוגי, אבל גם אירוע שמשלב את מיטב המוחות שחושבים על הדבר הגדול הבא.
מה צריך לדעת לפני שסוגרים מקום לאירוע עסקי?
ראשית לפני שאתם סוגרים מקום לאירוע עסקי כדאי שתעריכו את כמות המוזמנים באירוע שלכם. כשמדובר על אירוע עסקי זה לרוב קל יותר כי יש ספירה מסודרת של העובדים לפי מחלקות. כמות האורחים תצמצם לפחות חלק מהמקומות, כי לא כל מקום לאירועי בוטיק יתאים לכמות האורחים שלכם. בשלב השני חשוב שתבינו מה אתם צריכים מהמקום. האם האירוע שלכם כולל מצגת וצריך מערכת מולטימדיה מתאימה? האם אתם מתכננים מסיבת ריקודים וצריך שתהיה רחבת ריקודים בהתאם? האם אתם רוצים להגיש ארוחה מסודרת סביב שולחן או בופה? אחרי שתענו לעצמכם על כל השאלות האלו תוכלו לבחון מקומות רלוונטיים שיענו לכם על הצורך הספציפי שלכם. מלבד המאפיינים של המקום שצריכים לענות על הצרכים שלכם, יש כמובן את אלמנט המחיר שאי אפשר להתכחש אליו.
המאמר בשיתוף NOAM - בית לאירועי בוטיק, מקום לאירועים משפחתיים ועסקיים בנס ציונה.
